SISTEM
INFORMASI AKUNTANSI
PEMBELIAN
DAN PENGELUARAN KAS PADA
“AHASS
TEMBELANG JAYA MOTOR”
Tugas Ini Disusun Guna untuk Memenuhi Salah Satu Tugas
pada Mata Kuliah
“SISTEM INFORMASI AKUNTANSI”
Dosen Pengampu : Benih Hartanti, SE, MBA.
Disusun
oleh:
Kelompok
1
IDA MUHLIDA ( 1562025
)
CEZA TAZALEA
PUTRI ( 1562048 )
ALIFATUL
AMALIYAH ( 1562087 )
MAULIDA
MUFLICHAH ( 1562101 )
MESSY YUNI
SUPRIYANTI ( 1562129 )
AKUNTANSI KS 01 2015
PROGRAM STUDI
AKUNTANSI
SEKOLAH TINGGI ILMU EKONOMI (STIE)
PGRI DEWANTARA JOMBANG
TAHUN 2017
KATA PENGANTAR
Puji syukur kami
panjatkan kehadirat Allah SWT atas rahmat dan karunia-Nya, sehingga kami dapat
menyelesaikan laporan observasi ini dengan baik dan tepat pada waktunya. Laporan
yang berjudul “Sistem Informasi Akuntansi
Pembelian dan Pengeluaran Kas Pada Ahass Tembelang Jaya Motor” ini kami
susun berdasarkan hasil observasi langsung pada Ahass Tembelang Jaya Motor mengenai
proses pembelian barang dari supplier hingga proses pengeluaran kas. Penulisan
laporan ini dilakukan dalam rangka untuk memenuhi tugas pada mata kuliah Sistem
Informasi Akuntansi tahun 2017.
Dalam penulisan makalah
ini kami banyak mendapat bantuan dari berbagai pihak yang turut memudahkan
dalam penulisan laporan ini, baik secara moriil maupun non materiil. Oleh
karena itu, kami ingin mengucapkan banyak terima kasih kepada:
1.
Benih Hartanti,
SE, MBA., selaku dosen pembimbing yang telah mengarahkan kami dalam penyusunan laporan
ini.
2.
Kepala Bengkel
“Ahass Tembelang Jaya Motor” yang telah memberikan izin kepada kami untuk
melakukan observasi.
3.
Putri Mardiana,
selaku Front Desk “Ahass Tembelang Jaya Motor” yang telah memberikan informasi
mengenai Sistem Informasi Pembelian dan Pengeluaran Kas.
4.
Keluarga, Teman
dan semua pihak yang tidak dapat kami sebutkan satu per satu.
Kami sadar bahwa dalam laporan
ini masih jauh dari kesempurnaan, Hal itu di karenakan keterbatasan kemampuan
dan pengetahuan kami. Oleh karena itu, kami sangat mengharapkan kritik dan
saran yang bersifat membangun dari para pembaca. Akhir kata, Semoga laporan ini
dapat bermanfaat bagi kita semua.
Jombang,
23 Nopember 2017
Kelompok
Penyusun
DAFTAR ISI
HALAMAN SAMPUL....................................................................................................
i
KATA PENGANTAR .................................................................................................... ii
DAFTAR ISI .................................................................................................................... iii
BAB I
PENDAHULUAN ........................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang ............................................................................................ 1
1.2 Tujuan Penulisan Laporan .......................................................................... 2
1.3 Manfaat Penulisan Laporan ....................................................................... 2
BAB II
PEMBAHASAN .............................................................................................. 3
2.1 Profil Umum Perusahaan ........................................................................... 3
2.2 Flowchart Pembelian dan Pengeluaran Kas ................................................ 5
2.3 Analisis Kelemahan dan Solusi ................................................................... 7
BAB
III PENUTUP 8
3.1 Kesimpulan ................................................................................................. 8
LAMPIRAN -
LAMPIRAN ........................................................................................... 9
BAB
I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Sistem adalah suatu kerangka dari
prosedur – prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suat
skema yang menyeluruh, untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari
perusahaan. Prosedur adalah suatu urutan clerical, biasanya melibatkan beberapa
orang dalam satu bagian atau lebih, disusun untuk menjamin adanya perlakuan
yang seragam terhadap transaksi – transaksi perusahaan yang sedang terjadi.
Informasi adalah data berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan sebagai
dasar untuk mengambil keputusan yang tepat (Zaki Baridwan, 2012). Sehingga sistem informasi adalah suatu kegiatan yang terorganisir
mengumpulkan, memasukkan dan memproses data, mengendalikan dan menghasilkan
informasi dengan berbasis proses manual atau komputer untuk mencapai sasaran
dan tujuan perusahaan.
Sementara pengertian akuntansi,
yaitu aktivitas jasa yang menghasilkan informasi yang digunakan oleh pihak –
pihak di dalam perusahaan (manajemen) dan berbagai pihak diluar perusahaan (pemegang
saham, investor, kreditor) yang mempunyai kepentingan terhadap kegiatan usaha
tersebut (AICPA). Sistem Informasi Akuntansi adalah sekumpulan perangkat sistem
yang berfungsi untuk mencatat data transaksi, mengolah data, dan menyediakan
informasi akuntansi kepada pihak internal (manajemen) dan pihak eksternal
(pembeli, pemasok, kreditur, investor, pemerintah, dll) dalam bentuk laporan
keuangan.
Manfaat Sistem Informasi Akuntansi
(SIA) bagi perusahaan, yaitu sebagai pengolah transaksi dan pengolah informasi.
Dengan SIA, maka suatu perusahaan dapat lebih dipermudah dalam menyajikan data
keuangan terkait. Selain mempunyai manfaat, SIA juga mempunyai kendala dalam
penerapannya antara lain kemungkinan adanya malware, hacker, cracker dan
pencurian data keuangan secara terkomputerisasi, kesulitan dalam pembaruan
internal control baik agar dapat merencanakan audit dan menentukan sikap,
timing dan perluasan pengujian keuangan yang akan dilakukan, keangan yang
diproses secara komputerisasi begitu lumrah dan meminimalkan bukti fisik
transaksi kedalam bukan fisik atau software, dan memerlukan kecerdasan
dan pemahaman tingkat mahir dalam pengoperasian sortware terkait seperti Loius,
Zahir, MYOB, Open Officer Cale, Omega Accounting Seventhsoft, ataupun Fina.
Ahass Tembelang Jaya Motor merupakan
salah satu bengkel Astra Honda Authorized Service Station gerai Tembelang yang
membutuhkan Sistem Informasi Akuntansi untuk mempermudah didalam menyajikan
data keuangan terkait seluruh transaksi dalam pengoperasiannya secara
komputerisasi. Banyaknya transaksi yang dilakukan Ahass Tembelang Jaya Motor
didalam kesehariannya menggerakkan kami untuk mengetahui lebih jauh lagi
tentang Sistem Informasi Akuntansi di Ahass Tembelang Jaya Motor. Berbagai
tahapan observasi telah kami lakukan dan akhirnya tersusunlah Laporan Observasi
Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Pengeluaran Kas pada Ahass Tembelang
Jaya Motor.
1.2 Tujuan Penulisan Laporan
Laporan
Observasi Sistem Informasi Akuntansi Ahass Tembelang Jaya Motor bertujuan untuk
:
1.
Mengetahui
seberapa baik Ahass Tembelang Jaya Motor menerapkan Sistem Informasi Akuntansi
di dalam usahanya.
2.
Sebagai
syarat dalam memenuhi tugas pada mata kuliah Sistem Informasi Akuntansi Tahun
2017
1.3 Manfaat Penulisan Laporan
Didalam
penulisan Laporan Observasi Sistem Informasi Akuntansi Ahass Tembelangg Jaya
Motor diharapkan dapat memberi manfaat antara lain :
a.
Akademisi
·
Menambah
wawasan tentang Sistem Informasi Akuntansi,
·
Mendorong
mahasiswa untuk lebih kritis di dalam menghadapi perkembangan Sistem khususnya
Sistem Informasi Akuntansi.
b.
Pemilik
Usaha
·
Sebagai
tolak ukur bagi pemilik usaha mengenai Sistem Informasi Akuntansi yang selama
ini sudah mereka terapkan.
BAB
II
PEMBAHASAN
2.1 Profil Umum Perusahaan
2.1.1 Sejarah Singkat Ahass Tembelang Jaya Motor
Ahass Tembelang
Jaya Motor merupakan salah satu bengkel resmi khusus sepeda motor Honda yang
bergerak dibidang jasa perawatan/ pemeliharaan sparepart. Bengkel ini dibawah
naungan PT. AHASS (Astra Honda Authorized Service Station) dengan PT. MPM
sebagai maindealer untuk seluruh area Jawa Timur. Ahass Tembelang Jaya Motor
berdiri sejak tahun 2014 tepatnya pada tanggal 11 April 2014, yang berlokasi di
Jalan Mojokrapak Tembelang Jombang, dan menjadi tempat pelayanan servis dan
penjualan onderdil dan suku cadang motor Honda dengan memenuhi dan melayani
para pengguna motor Honda yang berada di daerah tersebut. Ahass Tembelang Jaya
Motor secara sistem proses pembelian dan pengadaan barang sudah menggunakan
komputerisasi, pembelian dilakukan secara cash dan kredit sedangkan pada
penjualannya dilakukan secara tunai.
2.1.2
Visi dan Misi Ahass Tembelang Jaya Motor
Visi
Memimpin pangsa pasar sepeda motor di Indonesia dengan
merealisasikan impian pelanggan, menciptakan kegembiraan, dan berkontribusi
terhadap masyarakat indonesia.
Misi
Menciptakan solusi mobilitas bagi masyarakat Indonesia dengan
produk dan layanan terbaik.
2.1.3
Struktur Organisasi Ahass Tembelang Jaya Motor
Deskripsi
Jabatan/ Job Description :
Pemilik
Usaha/ Owner
·
Bertanggung
jawab dalam merencanakan dan mengkoordinir rencana kerja;
·
Membuat
laporan evaluasi;
·
Mengawasi
pelaksanaan kegiatan pembelian, penjualan, dan pemeliharaan;
·
Bertanggung
jawab atas pelaksanaan kegiatan pada setiap bagian pembelian, penjualan dan
pemeliharaan;
·
Membuat
laporan permintaan dan penjualan untuk Kepala Cabang dan dealer utama;
·
Bertanggung
jawab dalam menentukan permintaan jumlah onderdil dan sparepart sebagai stock
digudang;
·
Bertanggung
jawab dalam menentukan target penjualan onderdil dan jasa servis;
·
Bertanggung
jawab terhadap pengaturan cashflow pada suatu bengkel.
Kepala
Bengkel
·
Bertugas
bertanggung jawab terhadap keseluruhan yang ada di bengkel atau di bagian
operasional bengkel;
·
Menerima
laporan harian oleh FD (Front Desk) dan memberikan laporan tentang pembelian dan
penjualan barang/jasa servis pada Kepala Cabang;
·
Menerima
hasil kerja mekanik dan mengawasi kegiatan mekanik.
Front
Desk
·
Bertugas
melayani konsumen yang datang, menanggapi dan mencatat keinginan konsumen
terhadap sepeda motor yang mengalami masalah mekanis, yang kemudian dilaporkan
kepada mekanik untuk diperbaiki;
·
Menerima
pembayaran atas penjualan suku cadang maupun jasa servis;
·
Bertugas
mendaftarkan sepeda motor yang akan di servis;
·
Bertanggung
jawab secara penuh terhadap ketersediaan suku cadang digudang;
·
Bertugas
untuk menangani pembelian suku cadang secara harian maupun bulanan;
·
Membuat
laporan harian tentang pembelian, penjualan suku cadang maupun jasa servis dan
pengeluaran dan penerimaan kas pada Kepala Bengkel.
Mekanik
·
Bertugas
memperbaiki sepeda motor Honda pelanggan yang memiliki kendala mekanis yang
selanjutnya setelah selesai pengerjaannya diperiksa ulang sepeda motor Honda
yang telah di servis tersebut.
2.2 Flowchart Pembelian dan Pengeluaran Kas Ahass
Tembelang Jaya Motor
Penjelasan Flowchart :
Berdasarkan
data Flowchart tersebut, sistem informasi akuntansi pembelian dan pengeluaran
kas dimulai pada bagian Front Desk melakukan pengecekan persediaan
sparepart dan suku cadang di gudang secara periodik. Apabila tidak mendekati
titik minimum, maka kembali lagi pada pengecekan persediaan. Namun apabila
mendekati titik minimum persediaan, maka dilanjutkan untuk menyiapkan Permintaan
Pembelian (PB) dan menghasilkan PB (3 Lembar). lalu PB tersebut
disesuaikan dengan catatan persediaan pada sistem persediaan barang di bagian Front
Desk. Apabila tidak sesuai, maka PB dikembalikan lagi pada
pengecekan gudang. Namun apabila PB sesuai dengan catatan persediaan
maka PB tersebut ditandatangani oleh bagian Front Desk.
PB
diteruskan ke Owner
Bengkel untuk mendapat otorisasi. Apabila PB tidak di ACC, maka PB
dikembalikan ke Front Desk untuk merubah PB tersebut. Namun apabila PB
di ACC, maka PB tersebut ditandatangani oleh Owner Bengkel.
Kemudian PB dengan ACC Owner Bengkel diteruskan ke bagian Front
Desk.
PB
(3 Lembar) dengan ACC Owner tersebut di arsip oleh Front Desk berdasarkan
urut nomor (1 Lembar), 1 Lembar PB dikirimkan ke Supplier MPM via Email dan 1
Lembar ke Supplier Suma untuk pemesanan barang. Supplier MPM ini merupakan
supplier pusat yang sistem order dilakukan setiap 1 bulan sekali dengan
pembelian minimal 50 juta pembelian secara kredit, sedangkan supplier Suma
sistem order pembelian setiap hari atau seminggu sekali.
Supplier
Suma menerima
PB yang kemudian diproses, jika tidak diproses maka konfirmasi/ pengembalian
PB, jika PB diproses maka menyiapkan nota pembelian dan kemudian terbitlah nota
pembelian (3 Lembar). 1 Lembar di arsip berdasarkan tanggal, 1 Lembar
dikirimkan bersama dengan pengiriman barang, 1 lembar dikirimkan ke Front Desk.
Nota
Pembelian diterima Front Desk bersamaan dengan penerimaan barang. Barang
diterima dan dilakukan pengecekan barang oleh Front Desk berdasarkan nota
pembelian. Apabila barang tidak sesuai dengan pesanan maka Front Desk
menyiapkan Faktur Return sehingga terbitlah Faktur Return dan dikirimkan
bersana dengan barang yang tidak sesuai tersebut ke supplier suma, namun
apabila barang sesuai dengan pemesanan sebelumnya maka deskripsi pada nota
pembelian dilakukan update persediaan barang dengan menggunakan sistem
persediaan barang. Kemudian barang masuk ke gudang.
Kemudian
berdasarkan nota pembelian maka bagian Front Desk menyiapkan pembayaran
sehingga terbitlah bukti pembayaran (3 Lembar). 2 Lembar dikirimkan ke suplier,
1 Lembar di buat acuan untuk membuat Jurnal Pembelian dan Jurnal Pengeluaran
Kas. Seperti halnya supplier suma, supplier MPM prosesnya sama seperti proses
order pada supplier suma yang membedakan dokumen yang digunakan menggunakan faktur
pembelian karena proses pembelian dilakukan seara kredit.
2.3 Analisis
Kelemahan
Berdasarkan hasil wawancara dan
pengamatan yang dilakukan oleh kelompok, didapat informasi permasalahan antara
lain :
· Adanya perangkapan fungsi dan jabatan
pada bagian Front Desk
· Selalu ada selisih jumlah persediaan,
baik lebih atau kurang antara pencatatan di sistem dan perhitungan fisik
· Terkadang sistem yang ada terjadi
gangguan atau alam keadaan maintenance
Solusi :
a) Seharusnya ada bagian gudang/ partstock
yang bisa mengondisikan setiap ada barang masuk atau keluar sehingga dari
catatan barang masuk/ keluar tersebut sebagai acuan pemesanan barang,
b) Seharusnya ada bagian partstock yang
khusus untuk mengecek persediaan barang digudang dan bagian bendahara untuk
proses pembayaran transaksi pembelian, sehingga tidak ada perangkapan tugas
pada Front Desk, karena sebenarnya tugas Front Desk mendaftarkan motor yang
akan di service dan menerbitkan order pembelian,
c) Apabila sistem komputerisasi terjadi
gangguan atau maintenance maka solusi yang digunakan untuk proses pembelian dan
pengeluaran kas menggunakan sistem manual.
BAB
III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Berdasarkan
hasil observasi Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Pengeluaran Kas pada
Ahass Tembelang Jaya Motor yang kami lakukan dapat di ambil kesimpulan sebagai
berikut :
a)
Ahass
Tembelang Jaya Motor merupakan salah satu bengkel yang membutuhkan Sistem Informasi
Akuntansi untuk mempermudah didalam menyajikan data keuangan terkait seluruh
transaksi dalam pengoperasiannya,
b)
Ahass
Temelang Jaya Motor didirikan pada tanggal 11 April 2014 yang berlokasi di
Jalan Mojokrapak Tembelang Jombang, dengan proses pembelian dan pengeluaran kas
yang dilakukan secara terkomputerisasi selain itu pembelian dan pengeluaran kas
dilakukan secara cash dan kredit,
c)
Berdasarkan
hasil observasi proses pembelian dan pengeluaran kas pada Ahass Tembelang Jaya
Motor maka dapat di analisis kelemahan yaitu adanya perangkapan tugas yang
dilakukan oleh font desk, adanya selisih persediaan digudang dengan catatan
persediaan, dan terkendala apabila sistem komputer yang digunakan mengalami
gangguan atau maintenance.
d)
Sehingga
beberapa solusi yang dapat kami rekomendasikan untuk Ahass Tembelang Jaya Motor
yaitu : penambahan struktur organisasi pada bagian partstock dan bendahara,
dilakukan pengecekan secara periodik oleh partstok agar tersinergi antara
persediaan digudang dan pada catatan persediaan, dan yang terakhir solusi
secara manual apabila terjadi gangguan dan perbaikan pada sistem komputer yang
digunakan oleh Ahass Tembelang Jaya Motor.
LAMPIRAN – LAMPIRAN
Foto
Hasil Observasi di Ahass Tembelang Jaya Motor
Komentar
Posting Komentar